Estonya’da Sanal Ofis Hakkında Bilmeniz Gerekenler

Estonya’da E-ikamet eden işletmenizin belirli iş gereksinimlerini karşılaması gerekir; bunlardan biri, genellikle sanal bir ofis aracılığıyla sağlanan, kayıtlı bir Estonya adresine sahip olmaktır.

“Sanal ofis” fikri, bir simülasyon bilgisayar oyunundan fırlamış gibi görünebilir veya aşırı kalabalık bir yaşam alanında işlerinizi halletmek için bir yer yaratma girişimlerinizi tanımlama şeklinize benzeyebilir – ama bu gerçek bir şey! Oraya ulaşmak için özel bir kulaklığa veya meta veri deposu portalına ihtiyacınız yok ve bu, sevimli bir avatar olarak bir iş toplantısına katılmak anlamına gelmiyor yine de bu yeni teknolojilerin, e-yerleşik iş adamlarının işbirliği yapması için genişletilmiş modlar sağlar.

Bu bağlamda “sanal” kelimesi de eksik veya gerçek dışı bir şey ifade etmez. Bu, yasal uyumluluğun önemli bir kısmını halihazırda işinizi yaptığınız yerden ayırmanın kullanışlı bir yoludur.

Estonya’da Sanal Ofis Nedir?

İşinizi kendi ülkenizde veya yoldayken masa benzeri bir yerde yapabilir veya yapmayabilirsiniz, ancak mesleki faaliyetlerinizi tanımlamak için tuğla ve harca ihtiyacınız yoktur.

Estonya Sanal Ofis için Gereklilikler Nelerdir?

Estonya’da bile, fiziksel bir yerde belirli insanlarla ve hatta belgelerle etkileşim için ara sıra gereklilikler vardır. Bu nedenle, her Estonya işletmesinin fiziksel bir adresine ve bir irtibat kişisine sahip olması yasal bir gerekliliktir.

Estonya vatandaşı olmayan biri tarafından kurulan e-ikamet şirketleri için bu irtibat kişisinin Estonya vatandaşı olması gerekir. E-vatandaş işinizi kaydettirmeye devam etmeden önce atanmaları gerekir; bu, Estonya Ticaret Kanununda belirtilmiştir. Aslında, yalnızca Estonya’da ikamet edenler, sanal bir ofise ve irtibat kişisi hizmetine abone olmadan çevrimiçi şirket kurma hizmetini kullanabilir – bu bilgileri gereken yere girmeden formu dolduramaz ve gönderemezsiniz.

Estonya sanal ofisimde irtibat görevlisi kimdir veya nedir?

Burada ‘kişi’ tanımını yasal anlamda kullandığımızı açıklığa kavuşturmakta fayda var ve bu nedenle, sanal ofisinizi sağlamak için lisanslı bir işletmeyi atadığınızda, ticari varlığın kendisi sizin ‘iletişim kişiniz’ olarak hareket eder. 

Günlük defter tutma ve müşteri hizmetleri sorgularınızla ilgilenen düzenli bir bağlantınız olabilir ve onlarla harika bir kişisel ilişki geliştirebilirsiniz. Çeşitli ekip üyeleri, gerektiğinde farklı operasyonel hizmetler sağlayacaktır. Aynı şekilde işletmeniz de bir tüzel kişilik – bir limited şirket – ve bazı açılardan tüzel kişilik ile hareket ediyor.

Estonya e-oturum Sahibi Olmak

Estonya’da buna “sanal ofis” deniyor?

Okumanın bu noktasında, bu ‘sanal ofis’ adresinin bu nedenle gerçekten fiziksel bir ofis olduğu sonucuna varmanız affedilir! İşinizi gerçekten yaptığınız yer ise daha çok metafiziksel olarak tanımlanmış olabilir…

Ancak terminoloji, atanan sanal ofisinizin yasal bir formalite olarak e-ikamet eden işinizle yalnızca sanal olarak bağlantılı olduğu ve gerçekten de ofisin tesislerine asla ayak basmayabileceğiniz gerçeğini yansıtıyor. Orada çalışmıyorsun! Çünkü senin işin bir yer değil.

Bazı sanal ofisler her halükarda kelimenin tam anlamıyla bir posta kutusu olabilir, bu nedenle orada herhangi bir büyük toplantı düzenlemek istemeyeceksiniz! Dünyanın her yerindeki müşteriler için bir dizi faaliyet yürüten, kendi başlarına önemli iş yerleridir. 

Estonya’da Sanal Ofisin Amacı

Yasal asgari gereklilik, yasal belgelerin sunulabileceği fiziksel bir adrese ve irtibat kişisine sahip olmaktır. Bu kişi veya işletme, resmi irtibat kişiniz olarak atanır ve ülkenin ünlü olduğu şeffaf iş altyapısının bir parçası olarak  Estonya Ticaret Sicili’ndeki kamu kayıtlarında gösterilir.

Bu nedenle, güvenilir bir mevcudiyete ve geçmişe sahip olmanın yanı sıra, tüm yetkililer ve düzenleyici kurumlar nezdinde iyi durumda olan, iyi bir üne sahip bir sanal ofis sağlayıcısı atamanın önemini göz önünde bulundurmalısınız çünkü bunlar SİZİN işinizle alenen ve şeffaf bir şekilde ilişkilendirilecektir. En ucuz her zaman en iyisi değildir ve benzer hizmetle benzer hizmeti karşılaştırmak her zaman kolay değildir.

Estonya sınırları içinde coğrafi olarak yer alan bir adres ve varlık olarak var olmak, yasal uyum için yeterlidir. Bununla birlikte, bir sanal ofis atadığınızda sağlayıcınız genellikle, işinizi dünyanın herhangi bir yerinden tamamen sanal olarak yürütmenizi sağlayan bir dizi yardımcı destek hizmeti sağlayacaktır. 

Estonya’daki sanal ofisinizin adresini kullanma

Düzenlediğiniz her fatura, yasal olarak geçerli bir fatura gereksiniminin bir parçası olduğundan, sanal ofisinizin adresini de taşıyacaktır. Ancak müşterileriniz şüphesiz size elektronik olarak ödeme yapacaktır. Müşterileriniz nerede iş yapıyor olursa olsun, size nasıl ödeme yapmayı tercih ederlerse etsinler, işlerinden çıkan fonları hesaba katmak için bir tedarikçi faturasında coğrafi olarak farklı bir adresin de onlar için yasal bir gereklilik olması kuvvetle muhtemeldir.

Dünyanın bazı yerlerinde, şirketinizin prestijli bir posta bölgesinde veya ticaret bölgesinde yer aldığını ve metrekaresi çok pahalı olan lüks ofisleriniz olduğunu ima eden ‘gösterişli adresler’ için ödeme yapmakla ilgili bir emsal vardır. Günümüzün dijitale öncelik veren, her yerden çalışılan iş kültürümüzde, bunun daha az önemli olduğunu umuyoruz. Bununla birlikte, Estonya’nın başkenti Tallinn‘de bir sanal ofis adresi sağlaması, özellikle de şehrin dünyaca ünlü olduğu teknoloji başlangıç alanında — teslim için sabit bir fiziksel konum olmadan çalışıyor olsanız bile, iş varlığınıza güvenilirlik katacaktır. 

Ek olarak, bankanız size Estonya’da fiziksel posta göndermese ve e-yerleşik müşteriler için yedek kartlar gibi şeyleri başka yerlere gönderme konusunda çok bilgili olsa da, iş adresiniz bankacılık ve kredi için kullanılacaktır. Paypal, Stripe, Wise vb. gibi diğer finansal hizmetler ve ağ geçitleri de Estonya’daki limited şirketinizin yasal konumu olarak sanal ofis adresinizi kullanacaktır.

Ayrıca, her sözleşme yaptığınızda, örneğin, yeni bir müşteriyle çalışmadan önce bir NDA imzalamanız gerektiğinde veya hatta bir işletme gideri olarak çevrimiçi bir abonelik hizmetine kaydolurken kullandığınızı da göreceksiniz.