Estnische Verfahren und Verpflichtungen zur Registrierung für die Umsatzsteuer

Die meisten von uns kennen die Mehrwertsteuer (MwSt.) als eine Gebühr, die auf die Kosten von Waren und Dienstleistungen aufgeschlagen wird, wenn wir sie kaufen. Es ist eine Möglichkeit für die Regierung, Einnahmen zu erzielen. Im Gegensatz zur Verkaufssteuer in den USA ist die MwSt. in der Regel im Gesamtpreis enthalten, den wir an der Kasse bezahlen, sodass wir nicht wirklich darüber nachdenken müssen. Tatsächlich sind wir uns, wenn wir nicht selbst im Geschäft sind, möglicherweise nicht der Verantwortung bewusst, die Unternehmen bei der Erhebung und Meldung der MwSt. haben.

Als Kunde von World Company Setup sind die meisten mehrwertsteuerbezogenen Aufgaben, einschließlich der Berechnung und Hinzufügung des korrekten Mehrwertsteuersatzes und -betrags zu jeder Rechnung, automatisiert. Als Geschäftsinhaber tragen Sie jedoch weiterhin die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften. Daher ist es wichtig zu verstehen, wie die MwSt. in Ihrem Unternehmen funktioniert.

Mehrwertsteuer in Estland

Wie im Rest der EU und in anderen Ländern ist die MwSt. in Estland eine Verbrauchssteuer. Das bedeutet, jeder zahlt den gleichen Satz auf Waren, unabhängig von seinem persönlichen Vermögen oder Einkommen.

Sie wird für alle Produkte gleichermaßen erhoben, aber einige als lebensnotwendig erachtete Artikel (Gesundheit, Bildung usw.) sind befreit. Bestimmte Ausrüstungsgegenstände, Sanitär- und Toilettenartikel unterliegen einem ermäßigten Satz.

Alles andere unterliegt der MwSt. zum Regelsatz, und wenn Sie einem Unternehmen in Estland eine Rechnung stellen, erhalten Sie die Mehrwertsteuerzahlung zusätzlich zu Ihrer Gebühr. Sie zahlen diese dann einmal im Monat an den Staat.

Wenn Sie Waren und Dienstleistungen an umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen in anderen EU-Ländern kaufen oder verkaufen, können Sie in der Regel zum Nullsatz handeln.

Estnische Mehrwertsteuerregistrierung

Angenommen, Sie nutzen Ihren Status als estnischer e-Resident, um ein Unternehmen zu gründen, werden Sie schließlich verpflichtet sein, sich für eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu registrieren und die Erhebung und Meldung der MwSt. zu handhaben.

Ihr Unternehmen, ein Ansässiger in Estland, wird in jedem Fall mehrwertsteuerpflichtig, sobald es mehr als 40.000 € in einem Steuerjahr verdient, das dem Kalenderjahr entspricht. (Sie müssen sich auch registrieren, wenn Sie importierte Waren an Käufer in der EU im Rahmen des Import-One-Stop-Shop (IOSS)-Programms verkaufen, aber dies gilt normalerweise nicht für Kunden von World Company Setup, und es gibt auch Ausnahmen, wenn Sie nur außerhalb der EU verkaufen.)

Sobald Sie die Schwelle von 40.000 € erreichen, haben Sie nur 3 Tage Zeit, um sich als Steuerzahler beim estnischen Steuer- und Zollamt zu registrieren, daher ist es in der Praxis sinnvoller, Ihre erwarteten Einnahmen vorauszusehen und sich rechtzeitig freiwillig zu registrieren.

Obwohl dies bedeutet, dass Sie monatliche Meldungen einhalten müssen (auch in Monaten, in denen Sie nichts zu melden haben), können Sie dennoch von allen Rückerstattungen profitieren, auf die Sie möglicherweise Anspruch haben. Ob Sie generell von einer Mehrwertsteuerregistrierung in Bezug auf das einbehaltene Einkommen profitieren, hängt von der Mehrwertsteuer ab, die Sie für Waren und Dienstleistungen zahlen, und davon, ob Ihre Kunden hauptsächlich Einzelpersonen oder umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen sind.

Sie sollten sich bewusst sein, dass die freiwillige Registrierung im Ermessen der Steuerbehörden liegt, die eine Mehrwertsteuerregistrierung verweigern können, wenn Sie keine Transaktionen mit Kunden in Estland haben. Ein Geschäftsplan, der Ihre Absichten und geschätzten Einnahmen über der qualifizierenden Schwelle bestätigt, wird Ihre Registrierung in den meisten Fällen unterstützen.

Mehrwertsteuerzahlung in Estland

Das Verfahren zur Registrierung als estnischer Mehrwertsteuerzahler ist wie folgt:

• Sie können die Website des Steuer- und Zollamtes besuchen, auf der Sie zwischen Englisch, Estnisch oder Russisch navigieren können.
• Melden Sie sich mit Ihrer e-Residency ID-Karte oder Smart-ID an, je nach Ihrer Präferenz.
• Wählen Sie Registrierungen und Anfragen und dann Registrierung einer mehrwertsteuerpflichtigen Person.
• Finden Sie den blauen Button '+Neuer Antrag' oben rechts auf dem Bildschirm und wählen Sie Registrierung als mehrwertsteuerpflichtige Person.
• Wählen Sie den entsprechenden Grund für den Antrag als 'freiwillig' oder 'Registrierungspflicht ist entstanden' basierend auf Ihrer Situation bezüglich des Einkommenskriteriums von 40.000 €.
• Drücken Sie Senden und warten Sie bis zu 5 Werktage. Stellen Sie sicher, dass Sie alle angeforderten zusätzlichen Informationen, wie z. B. einen Geschäftsplan, umgehend einreichen.

Das war's! Bei einer erfolgreichen Bewerbung erhalten Sie eine estnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die mit EE beginnt, gefolgt von 9 Ziffern. Diese unterscheidet sich von Ihren persönlichen und geschäftlichen Identifikationsnummern.

Was sind die Mehrwertsteuersätze in Estland?

Für die meisten kommerziellen Waren und Dienstleistungen in Estland wird ein Mehrwertsteuersatz von 20% angewendet, es sei denn, Ihre Angebote fallen in die oben genannten Sonderkategorien. Diese Artikel werden mit einem Satz von 9% besteuert, mit Ausnahme von nicht werbenden Presse- und Medienprodukten, der kürzlich auf 5% gesenkt wurde.

Die Mehrwertsteuer wird automatisch angewendet und hinzugefügt, wenn Sie einen Kunden mit einer estnischen Adresse in der Datenbank registrieren. Obwohl die Arithmetik der anwendbaren Sätze recht einfach ist, müssen Sie sich also nicht darum kümmern. Bei der Preisgestaltung und Angebotserstellung für Waren und Dienstleistungen mit Ihren Kunden sollten Sie immer in Netto-Beträgen denken und sprechen, d.h. vor der Mehrwertsteuer. Auch wenn sie zum Gesamtbetrag hinzugerechnet wird, den sie zahlen, und sogar eine Weile auf Ihrem Geschäftskonto liegt, bevor jede monatliche Zahlung fällig wird, ist es niemals Ihr Geld! Ihre Kunden werden erwarten, dass die Mehrwertsteuer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung hinzugefügt wird.

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Estnische Steuersätze und Steuerberechnung

Mehrwertsteuersätze für nicht-estnische Unternehmer

Wenn Ihr Kunde in einem anderen EU-Land (oder anderen Ländern, die die MwSt. verwenden) für die MwSt. registriert ist, beträgt der auf die Rechnung angewendete Satz 0 %, da dieses Unternehmen die MwSt. in seinem eigenen Land des ständigen Sitzes erhebt und deklariert. Daher wird es als Ausgleich betrachtet. Jedes Land hat ein zweistelliges Präfix, wie z. B. ES für Spanien oder DE für Deutschland. Das Vereinigte Königreich verwendet immer noch GB für seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, aber der Status von Unternehmen dort kann nicht mehr im VIES überprüft werden.

VIES ist ein spezielles Tool der Europäischen Kommission zur Überprüfung des Mehrwertsteuer-Registrierungsstatus anhand ihres eigenen Registers. Sie werden sehen, wie ein grünes Häkchen zur Bestätigung der Überprüfung in der VIES-Datenbank erscheint, und dann wird ein Nullsatz auf die Rechnung angewendet. Sie können die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch direkt selbst überprüfen, wenn Sie möchten.

In der Zwischenzeit kann es manchmal schwierig sein, eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für einige Unternehmen zu finden. In der Tat, wenn sie multinational sind, ist es wichtig, mit Ihrer Kontaktperson zu klären, mit welcher Geschäftseinheit Sie tatsächlich einen Vertrag abschließen und eine Rechnung stellen!

Wenn ein Unternehmen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf seiner Kontaktseite hat, können Sie Tools wie eine MwSt.-Suche in der EU oder die Website des Companies House im Vereinigten Königreich verwenden. Wenn das Unternehmen eine Seite mit „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ oder eine Datenschutzerklärung hat, die oft in einem kleinen Link im Fußbereich der Website eingebettet ist, wird dort normalerweise die vollständige registrierte Adresse und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der betreffenden Einheit angegeben.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Nullsatz ein spezifischer innergemeinschaftlicher Status ist und NICHT dasselbe wie eine Befreiung von der MwSt. oder das Nicht-Erheben von MwSt. für etwas. Daher sollten Sie ihn nur verwenden/angeben, wenn er streng anwendbar ist, d.h. bei Transaktionen mit einer konformen Einheit, die eine MwSt.-Registrierung hat. Wenn Sie versehentlich eine Rechnung ohne MwSt. ausstellen, obwohl sie hätte erhoben werden müssen, verlieren Sie effektiv 20 % Ihrer Gebühr...

Mehrwertsteuer-Meldepflichten für Unternehmen in Estland

Ein Grund, warum ein Unternehmen anfangs versuchen könnte, unter der Mehrwertsteuer-Registrierungsschwelle zu bleiben, wenn sein Einkommen niedrig ist, ist, dass es sofort eine neue monatliche Buchhaltungspflicht schafft. Dies ist ein großer Schritt im Vergleich zur Einreichung eines einzigen Jahresberichts, der für ein einkommensschwaches Unternehmen die einzige Anforderung sein kann.

Um die Erklärung selbst einzureichen, können Sie das KMD-Formular und alle erforderlichen Anhänge über die Website des Zollamtes einreichen und dabei alle Rechnungen mit steuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen detailliert aufführen (getrennt nach den verschiedenen Sätzen von 20 %, 9 %, 5 %, 0 % oder befreit). Dies muss bis zum 20. eines jeden Monats für Transaktionen aus dem unmittelbar vorangegangenen Monat eingereicht und bezahlt werden.

Sie können durch das Hochladen einfacher Tabellenkalkulationen einreichen; andernfalls gibt es eine Reihe von Unternehmenssoftware, die mit dem Steuer- und Zollamt kompatibel ist, sodass die Mehrwertsteuererklärung und ihr Anhang automatisch von einer Maschine zur anderen gesendet werden können.

Mehrwertsteuer-Meldung für Kunden von World Company Setup

Für Kunden von World Company Setup müssen Sie sich darüber keine Sorgen machen, denn Ihr Vertreter wird alles für Sie im Auge behalten.

Sie werden die Berechnungen rechtzeitig vor dem 20. des Monats durchführen und Ihnen den genauen zu zahlenden Betrag mit den entsprechenden Referenzen mitteilen. Sie können dies sogar in Ihrem integrierten Geschäftsbankkonto einrichten, sodass Sie sich nur noch einloggen und es genehmigen müssen.

Wenn Sie in einem bestimmten Monat keine Kunden in Estland haben, übernimmt es die Haftung und verrechnet die in Estland gezahlte Mehrwertsteuer mit dem Konto, aber Sie werden davon wahrscheinlich nicht einmal etwas mitbekommen - dies ist nur einer der für Sie automatisierten Compliance-Mechanismen.

Wenn Sie an jemanden in Estland Mehrwertsteuer zahlen, führt dies letztendlich zu einer negativen Mehrwertsteuerschuld, und von Zeit zu Zeit werden Sie dabei unterstützt, eine Rückerstattung der Zahlung von den Steuerbehörden zu beantragen.

Wie Sie sehen, schafft das Mehrwertsteuerumfeld in Estland und der gesamten EU besondere Verpflichtungen für e-Residenten. Obwohl diese nicht komplex oder darauf ausgelegt sind, jemanden zu überführen, sind sie ziemlich präzise und zeitkritisch.