Was Sie über virtuelle Büros in Estland wissen sollten

Ihr e-Resident-Unternehmen in Estland muss bestimmte geschäftliche Anforderungen erfüllen; eine davon ist eine registrierte estnische Adresse, die in der Regel durch ein virtuelles Büro bereitgestellt wird.

Die Idee eines „virtuellen Büros“ mag wie etwas aus einem Computerspiel klingen oder der Art und Weise ähneln, wie Sie Ihre Versuche beschreiben, in einem überfüllten Wohnraum einen Platz zum Arbeiten zu schaffen – aber es ist eine reale Sache! Sie benötigen kein spezielles Headset oder ein Metaverse-Portal, um dorthin zu gelangen, und es bedeutet nicht, als niedlicher Avatar an einem Geschäftstreffen teilzunehmen, obwohl diese neuen Technologien erweiterte Möglichkeiten für die Zusammenarbeit von e-Resident-Geschäftsleuten bieten.

In diesem Zusammenhang bedeutet das Wort „virtuell“ auch nicht, dass etwas fehlt oder unwirklich ist. Es ist eine bequeme Möglichkeit, einen wesentlichen Teil der rechtlichen Konformität von dem Ort zu trennen, an dem Sie bereits Ihr Geschäft betreiben.

Was ist ein virtuelles Büro in Estland?

Sie können Ihr Geschäft in Ihrem eigenen Land oder an einem schreibtischähnlichen Ort unterwegs betreiben oder auch nicht, aber Sie benötigen keine Ziegel und Mörtel, um Ihre beruflichen Tätigkeiten zu definieren.

Was sind die Anforderungen für ein estnisches virtuelles Büro?

Auch in Estland gibt es gelegentlich Anforderungen an die Interaktion mit bestimmten Personen oder sogar Dokumenten an einem physischen Ort. Daher ist es eine gesetzliche Anforderung, dass jedes estnische Unternehmen eine physische Adresse und eine Kontaktperson hat.

Für e-Resident-Unternehmen, die von einem Nicht-Esten gegründet wurden, muss diese Kontaktperson ein estnischer Staatsbürger sein. Sie müssen ernannt werden, bevor Sie Ihr e-Resident-Geschäft registrieren; dies ist im estnischen Handelsgesetzbuch festgelegt. Tatsächlich können nur Einwohner von Estland den Online-Firmengründungsdienst nutzen, ohne ein virtuelles Büro und einen Kontaktpersonendienst zu abonnieren – Sie können das Formular nicht ausfüllen und absenden, ohne diese Informationen an der erforderlichen Stelle einzugeben.

Wer oder was ist die Kontaktperson in meinem estnischen virtuellen Büro?

Es ist nützlich, hier zu verdeutlichen, dass wir die Definition von „Person“ im rechtlichen Sinne verwenden. Wenn Sie also ein lizenziertes Unternehmen beauftragen, Ihr virtuelles Büro bereitzustellen, fungiert die Geschäftseinheit selbst als Ihre „Kontaktperson“.

Sie haben vielleicht einen regelmäßigen Ansprechpartner, der sich um Ihre tägliche Buchhaltung und Kundendienstanfragen kümmert, und Sie entwickeln vielleicht eine großartige persönliche Beziehung zu ihm. Verschiedene Teammitglieder werden bei Bedarf unterschiedliche operative Dienstleistungen erbringen. Genauso ist Ihr Unternehmen eine juristische Person – eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung – und handelt in gewisser Hinsicht als juristische Person.

e-Resident von Estland werden

Warum wird es in Estland „virtuelles Büro“ genannt?

An diesem Punkt Ihrer Lektüre wäre es Ihnen verziehen, wenn Sie zu dem Schluss kämen, dass diese „virtuelle Büro“-Adresse daher tatsächlich ein physisches Büro ist! Der Ort, an dem Sie tatsächlich Ihr Geschäft betreiben, könnte eher metaphysisch definiert sein…

Aber die Terminologie spiegelt die Tatsache wider, dass Ihr zugewiesenes virtuelles Büro nur virtuell mit Ihrem e-Resident-Geschäft als rechtliche Formalität verbunden ist, und Sie werden die Räumlichkeiten des Büros tatsächlich vielleicht nie betreten. Sie arbeiten dort nicht! Weil Ihr Geschäft kein Ort ist.

Einige virtuelle Büros sind ohnehin buchstäblich nur ein Briefkasten, also werden Sie dort keine großen Besprechungen abhalten wollen! Sie sind für sich genommen bedeutende Geschäftsstandorte, die eine Reihe von Aktivitäten für Kunden auf der ganzen Welt durchführen.

Der Zweck eines virtuellen Büros in Estland

Die gesetzliche Mindestanforderung besteht darin, eine physische Adresse und eine Kontaktperson zu haben, an die rechtliche Dokumente zugestellt werden können. Diese Person oder dieses Unternehmen wird zu Ihrer offiziellen Kontaktperson ernannt und in den öffentlichen Aufzeichnungen des estnischen Handelsregisters als Teil der transparenten Geschäftsinfrastruktur ausgewiesen, für die das Land berühmt ist.

Daher sollten Sie die Bedeutung der Ernennung eines Anbieters für ein virtuelles Büro mit gutem Ruf berücksichtigen, der über eine zuverlässige Präsenz und Erfolgsbilanz verfügt und bei allen Behörden und Aufsichtsbehörden einen guten Ruf genießt, da diese öffentlich und transparent mit IHREM Unternehmen in Verbindung gebracht werden. Das Billigste ist nicht immer das Beste, und es ist nicht immer einfach, gleichwertige Dienstleistungen zu vergleichen.

Das Bestehen als Adresse und Einheit, die geografisch innerhalb der Grenzen Estlands liegt, ist für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ausreichend. Wenn Sie jedoch ein virtuelles Büro beauftragen, wird Ihr Anbieter in der Regel eine Reihe von zusätzlichen Unterstützungsdiensten anbieten, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Geschäft vollständig virtuell von jedem Ort der Welt aus zu führen.

Verwendung der Adresse Ihres virtuellen Büros in Estland

Jede Rechnung, die Sie ausstellen, wird auch die Adresse Ihres virtuellen Büros tragen, da dies Teil der Anforderung für eine rechtsgültige Rechnung ist. Ihre Kunden werden Sie jedoch zweifellos elektronisch bezahlen. Wo auch immer Ihre Kunden geschäftlich tätig sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass eine geografisch andere Adresse auf einer Lieferantenrechnung auch für sie eine gesetzliche Anforderung ist, um die aus ihrem Geschäft abfließenden Mittel zu verbuchen.

In einigen Teilen der Welt gibt es einen Präzedenzfall, für „schicke Adressen“ zu bezahlen, die implizieren, dass Ihr Unternehmen sich in einem prestigeträchtigen Postbezirk oder Handelsgebiet befindet und Sie luxuriöse Büros haben, die pro Quadratmeter sehr teuer sind. In unserer heutigen digitalen, von überall aus arbeitenden Geschäftskultur hoffen wir, dass dies weniger wichtig ist. Die Bereitstellung einer virtuellen Büroadresse in Tallinn, der Hauptstadt Estlands, verleiht Ihrer Geschäftspräsenz jedoch Glaubwürdigkeit, insbesondere im Tech-Startup-Bereich, für den die Stadt weltberühmt ist – auch wenn Sie ohne einen festen physischen Standort für die Lieferung arbeiten.

Zusätzlich wird Ihre Geschäftsadresse für Bank- und Kreditgeschäfte verwendet, obwohl Ihre Bank Ihnen möglicherweise keine physische Post in Estland schickt und sehr versiert darin ist, Dinge wie Ersatzkarten an andere Orte für e-Resident-Kunden zu senden. Andere Finanzdienstleister und Netzwerk-Gateways wie Paypal, Stripe, Wise usw. werden ebenfalls Ihre virtuelle Büroadresse als den rechtlichen Standort Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Estland verwenden.

Sie werden auch feststellen, dass Sie sie jedes Mal verwenden, wenn Sie einen Vertrag abschließen, zum Beispiel, wenn Sie vor der Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) unterzeichnen müssen oder sogar, wenn Sie sich für einen Online-Abonnementdienst als Geschäftsausgabe anmelden.

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Auswahl eines virtuellen Büros in Estland

Einige auf dem e-Residency-Marktplatz gelistete Anbieter von virtuellen Bürodienstleistungen sind auf bestimmte Arten von kommerziellen Aktivitäten ausgerichtet, die sich mit speziellen Lizenzen, physischen Gütern oder der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern befassen und sogar Anrufdienste anbieten müssen. Darüber hinaus gibt es auch regulierte Branchen, die sich mit einem höheren Volumen an Papierkram und Dokumenten auseinandersetzen müssen, um die Konformität mit bestimmten Institutionen aufrechtzuerhalten.

Offensichtlich spiegeln die damit verbundenen Kosten das für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistung erforderliche Aktivitätsniveau wider, und wenn dies die Bearbeitung einer großen Menge an Post oder das Beantworten des Telefons für Sie einschließt, werden Sie mit erheblichen Kosten konfrontiert. In diesem Fall kann Ihr virtuelles Büroteam zu einer täglichen Erweiterung Ihres gesamten Geschäftsbetriebs werden. Dies kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, Ihr Team je nach Geschäftsplan zu skalieren, und es gibt viele andere Möglichkeiten, Ihr Geschäft flexibel zu erweitern und zu entwickeln, z. B. durch die Nutzung von Vertragsnetzwerken.

Das virtuelle Büro in Estland bietet die rechtliche Grundlage, um alles bereitzustellen, was typische Solo-Unternehmer benötigen, egal ob es sich um ein Kleinstunternehmen in den Anfängen oder einen lebenslangen Einzelunternehmer handelt. Es wird im Hintergrund für Sie agieren, falls unwahrscheinlicherweise Papierpost für Sie in Tallinn ankommt, wobei alle Ihre Rechnungen und Ihre Buchhaltung korrekte, gültige Informationen aufweisen.

Wenn Sie Ihr e-Residency-Geschäft ursprünglich registriert haben, haben Sie höchstwahrscheinlich Ihr virtuelles Büro in Estland ohne viel Nachdenken ernannt, und es ist erwähnenswert, dass Sie den ernannten Anbieter jederzeit ändern können.

Was kostet ein virtuelles Büro in Estland?

Die Kosten für ein virtuelles Büro in Estland variieren je nach Ihren kommerziellen Aktivitäten, dem Standort und allen Prozessen. Die meisten Dienste auf dem Markt bündeln diese Bereitstellung jedoch als Teil eines allgemeinen Dienstleistungspakets, und daher ist es das Gesamtpaket, das Sie zunächst berücksichtigen müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Dienste abonnieren, die Sie niemals benötigen werden, wie z. B. eine Faxnummer oder mehrsprachiges Anrufmanagement, wenn diese nur überflüssig sind. Alles, was Sie offiziell benötigen, ist die physische Adresse und die Kontaktperson, und für viele unabhängige Gewerbetreibende wird dies einfach und unkompliziert über Ihren bevorzugten Geschäftsdienstleister arrangiert.