Erforderliche Dokumente für die Firmengründung in Hongkong und der Online-Gründungsprozess (Leitfaden 2026)

Die für die Firmengründung in Hongkong erforderlichen Dokumente lassen sich in drei Gruppen einteilen: Identitäts- und Adressnachweise der Gesellschafter und Direktoren, die beim Companies Registry eingereichten amtlichen Gründungsformulare (NNC1, Articles of Association, IRBR1) und die nach der Gründung ausgestellten Gesellschaftsdokumente. Sind die Unterlagen vollständig, wird der Antrag vollständig online über das e-Services Portal gestellt, und in einfachen Fällen wird das Certificate of Incorporation in der Regel am selben Tag, meist innerhalb einer Stunde, elektronisch ausgestellt. In diesem Leitfaden behandeln wir Notar, Apostille und Übersetzung bei der Vorbereitung aus dem Ausland, jeden Schritt des Online-Antrags und die amtlichen Gebühren 2026/27.

1. Welche Dokumente sind für die Firmengründung in Hongkong erforderlich?

Für die häufigste Rechtsform, die Private Company Limited by Shares, ist der Dokumentensatz im Vergleich zu vielen anderen Ländern schlank: Nach der Companies Ordinance (Cap. 622) werden nur drei amtliche Formulare eingereicht. Die Schwierigkeit liegt weniger in den Formularen selbst als in der Überprüfung der Identitäts- und Adressdaten nach den Regeln zur Geldwäscheprävention (AML). Der Dienstleister, der Ihre Gründung abwickelt, muss in Hongkong eine TCSP-Lizenz (Trust or Company Service Provider) besitzen und für jeden Gesellschafter und Direktor eine KYC-Akte anlegen. Es hilft daher, die Dokumente in drei Ebenen zu denken:

Wenn Sie den gesamten Gründungsprozess zusammen mit Kosten und Steuern sehen möchten, ergänzt unser Hauptleitfaden zur Firmengründung in Hongkong diesen Beitrag.

2. Persönliche Dokumente der Gesellschafter und Direktoren

2.1 Natürliche Personen als Gesellschafter und Direktoren

Bei einer Ein-Personen-Gesellschaft kann dieselbe Person Gesellschafter und Direktor sein; der Dokumentensatz wird dann nur einmal vorbereitet. Bei mehreren Partnern ist für jeden ein vollständiger Satz erforderlich; auch Minderheitsgesellschafter, die keine wirtschaftlich Berechtigten sind, müssen Pass und Adressnachweis vorlegen.

2.2 Juristische Person als Gesellschafter: wenn eine Gesellschaft beteiligt wird

Ihre GmbH oder AG im Heimatland kann Gesellschafterin der Hongkonger Gesellschaft sein; diese Struktur ist für Unternehmensgruppen üblich. Der Dokumentenaufwand steigt jedoch:

• Handelsregisterauszug (Gründung und aktuelle Gesellschafterstruktur)
• Bescheinigung über den Bestand der Gesellschaft (nicht älter als 3 Monate)
• Unterschriftenverzeichnis und Gesellschafter- bzw. Vorstandsbeschluss über die Beteiligung an der Hongkonger Gesellschaft
• Beteiligungsdiagramm und Registerdokumente jeder Gesellschaft in der Kette bis zum wirtschaftlich Berechtigten (UBO)
• Reisepass und Adressnachweis des bevollmächtigten Vertreters der Muttergesellschaft

Bei mehrstufigen Strukturen (z. B. operative Gesellschaft → niederländische Holding → Hongkong) werden dieselben Dokumente für jede Ebene verlangt; wird die Struktur nicht von Anfang an offengelegt, kann sich der KYC-Prozess um Wochen verlängern.

3. Dokumente aus dem Ausland: Notar, Apostille und beglaubigte Übersetzung

Dieser Teil wird in Leitfäden kaum erklärt, dabei entstehen hier die meisten Verzögerungen.

4. Beim Companies Registry eingereichte Gründungsdokumente

Der vom Companies Registry verlangte amtliche Dokumentensatz besteht aus nur drei Teilen. Ihr Dienstleister erstellt sie aus Ihren Angaben und legt sie Ihnen zur Freigabe vor.

4.1 Regeln für den Firmennamen

• Der Name kann nur englisch, nur chinesisch oder in beiden Sprachen festgelegt werden; englische und chinesische Zeichen dürfen in einem Namen nicht gemischt werden.
• Ein englischer Name muss auf „Limited“ enden (die Abkürzung „Ltd.“ wird bei der Registrierung nicht akzeptiert).
• Er darf nicht mit einem bereits eingetragenen Namen identisch oder „zum Verwechseln ähnlich“ sein; Wörter wie „Bank“, „Trust“ oder „Chamber of Commerce“ sind genehmigungspflichtig.
• Die Zulässigkeit des Namens steht erst nach Bearbeitung des Antrags fest; bei Ablehnung wird die Einreichungsgebühr von 265 HKD nicht erstattet. Eine Namensrecherche im Cyber Search Centre und eine Prüfung der Markendatenbank des Intellectual Property Department vor der Einreichung sind daher Standard.

4.2 Kapital und Anteile

Das Mindestkapital beträgt faktisch 1 HKD, und es gibt keine Kapitalsperre; das Nominalkapital wird bei der Gründung nicht bei einer Bank hinterlegt. In der Praxis ist ein Nominalkapital von 10.000 HKD üblich: Es wirkt im Bank-KYC plausibel und vereinfacht später die Stempelsteuerberechnung bei Anteilsübertragungen. Das Kapital kann auch in USD oder EUR festgelegt werden.

5. Rechtliche Voraussetzungen der Gründung

6. Online-Firmengründung in Hongkong Schritt für Schritt (e-Services Portal)

Das frühere e-Registry-System des Companies Registry wurde im Dezember 2023 durch das e-Services Portal ersetzt. Das Portal wickelt Gründung, Jahresmeldung (NAR1), Adress- und Direktorenwechsel sowie Registerabfragen über ein einziges Konto ab. Der folgende Ablauf zeigt eine typische, aus der Ferne geführte Gründung für einen ausländischen Investor.

Video: Eine visuelle Darstellung des Ablaufs finden Sie in unserem Video Firmengründung in Hongkong und Kosten.

Ist die Einreichung in Papierform noch möglich?

Ja. NNC1, Articles und IRBR1 können in Papierform beim Companies Registry eingereicht werden. Die Gebühr steigt auf 1.720 HKD, die Zertifikate werden gedruckt ausgestellt und die Bearbeitung dauert in der Regel etwa 4 Werktage. Für ausländische Investoren bringt dies keinen praktischen Vorteil.

7. Amtliche Gebühren 2026/27 und Zahlung

Die folgenden Beträge beruhen auf der Gebührentabelle des Companies Registry und der vom Inland Revenue Department für den Zeitraum 1. April 2026 – 31. März 2027 veröffentlichten Business Registration Fee and Levy Table.

Einschließlich Secretary, eingetragener Adresse, Buchhaltung und Jahresprüfung liegt das Gesamtbudget für das erste Jahr am Markt in der Regel bei 4.000–9.000 USD; eine Aufschlüsselung finden Sie in unserem Beitrag zu den Kosten der Firmengründung in Hongkong.

8. Nach der Gründung ausgestellte Dokumente

Mit der Registrierung ist der Dokumentenprozess nicht abgeschlossen. Banken und später Investoren verlangen den folgenden Satz als „Company Kit“:

Etwa 18 Monate nach der Gründung versendet das IRD die erste Profits Tax Return; bis dahin ist die Aufbewahrung aller Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Korrespondenz sowohl für die Prüfung als auch für einen Antrag auf Befreiung ausländischer Einkünfte entscheidend. Zur steuerlichen Seite siehe unseren Beitrag Steuern in Hongkong 2026.

9. Dokumentenpaket für das Bankkonto (KYC)

Während die Registrierung in Hongkong eine Stunde dauert, kann das Bankkonto Wochen in Anspruch nehmen, weil Banken ein eigenes, strengeres KYC-Verfahren durchführen. Die Bankunterlagen parallel zur Gründungsakte vorzubereiten verkürzt die Gesamtdauer.

Von Banken verlangte Dokumente

• CI, BRC, registrierte Articles und NNC1
• Reisepass + Adressnachweis (nicht älter als 3 Monate) aller Direktoren, Gesellschafter ab 10 % und UBOs
• Beteiligungsdiagramm (bis zum UBO)
• Zusammenfassung des Geschäftsplans: Produkte/Dienstleistungen, Kunden- und Lieferantenländer, erwartete monatliche Anzahl und Volumen der Transaktionen, Währungen
• Tätigkeitsnachweise: bestehende Verträge, Proforma-Rechnungen, Website, Jahresabschlüsse der Muttergesellschaft (bei Gruppenstrukturen)
• Nachweise zur Mittelherkunft und ggf. Bankreferenzschreiben

Klassische Bank oder digitale Lösung? Banken wie HSBC, Standard Chartered und Hang Seng können einen Filialbesuch oder ein Videogespräch verlangen, die Genehmigung kann 2–6 Wochen dauern; lizenzierte Zahlungsinstitute wie Airwallex, Statrys oder Wise Business eröffnen Konten vollständig aus der Ferne, meist innerhalb weniger Werktage. Für E-Commerce- und Digitalunternehmen vervollständigt unsere Beratung zur Stripe-Kontoeröffnung und zum PayPal-Business-Konto in dieser Phase die Zahlungsinfrastruktur.

10. Gründe für Ablehnung und Verzögerung

Nach unserer Erfahrung gehen die meisten Ablehnungen und Verzögerungen auf einen der folgenden zehn Punkte zurück. Prüfen Sie vor der Einreichung jede Zeile:

• Der Firmenname kollidiert mit einem bestehenden Namen oder enthält ein genehmigungspflichtiges Wort
• Der Adressnachweis ist älter als 3 Monate oder der Name stimmt nicht exakt mit dem Pass überein
• Dokumente in Landessprache wurden ohne Übersetzung oder Apostille eingereicht
• Die UBO-Kette einer Gesellschafter-Gesellschaft ist unvollständig dargestellt
• Die Tätigkeitsbeschreibung ist vage („Beratung“, „allgemeiner Handel“)
• Die Erklärung zur Mittelherkunft widerspricht den Kontoauszügen
• Bei nur einem Direktor ist dieser zugleich als Secretary eingetragen
• Als Sitz wurde ein Postfach oder eine virtuelle Adresse angegeben
• „Consent to Act as Director“ im NNC1 wurde nicht unterzeichnet
• Zusätzliche Lizenzen/Genehmigungen für eine Hochrisikobranche (Krypto, Zahlungsdienste, Glücksspiel) wurden nicht geprüft

11. Zeitplan der Dokumentenvorbereitung

Benötigt eine Gesellschafter-Gesellschaft eine Apostille, kommen zu den Tagen 1–3 weitere 5–7 Werktage hinzu. Dennoch gehört Hongkong bei aus der Ferne geführten Gründungen zu den schnellsten Jurisdiktionen der Welt; zum Vergleich siehe unsere Leitfäden zur Firmengründung in Singapur (Pflicht eines ansässigen Direktors) und zur Firmengründung in Dubai (Lizenz- und Visumverfahren).

12. Hinweise für Gesellschafter mit Wohnsitz außerhalb Hongkongs

Eine Firmengründung in Hongkong hebt die Pflichten im Wohnsitzland nicht auf. Wir empfehlen, die folgenden drei Punkte bereits bei der Dokumentenvorbereitung zu planen:

1. Hinzurechnungsbesteuerung (CFC-Regeln): Die Beteiligung ansässiger Gesellschafter an der Hongkonger Gesellschaft und deren Einkunftsstruktur sollten nach den CFC-Vorschriften des Wohnsitzlandes (in Deutschland §§ 7 ff. AStG) geprüft werden.
2. Ort der Geschäftsleitung: Ergibt sich aus Dokumenten, dass Entscheidungen vom Wohnsitzland aus getroffen werden, kann die Gesellschaft dort als steuerlich ansässig gelten; Vorstandsbeschlüsse sollten in Hongkong gefasst und dokumentiert werden.
3. Meldung von Auslandskonten und Gewinnausschüttungen: Nach der Kontoeröffnung ist der Melde- und Erklärungskalender im Wohnsitzland einzuhalten.

Die steuerliche Seite dieser Themen behandeln wir ausführlich in unserem Beitrag zu den Steuern in Hongkong und den CFC-Risiken für ausländische Gesellschafter.

Offizielle Quellen

• Hong Kong Companies Registry – How to register a new company
• Hong Kong Companies Registry – FAQ: Incorporation of a local limited company (Gebühren)
• Hong Kong Companies Registry – e-Services Portal: Electronic Incorporation and Business Registration
• Hong Kong Companies Registry – Significant Controllers Register
• Hong Kong Inland Revenue Department – Business Registration Fee and Levy Table (2026/27)
• Hong Kong Inland Revenue Department – Profits Tax